Dofinansowanie do okularów w pracy 2023 refundacja okularów przez pracodwcę

 

Refundacja okularów pracowniczych – podstawy prawne

Mówi o tym art. 237(6) Kodeksu pracy:

„Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami”, a także  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku, które precyzuje, że:  „Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodne z zaleceniem lekarza , jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego”.

 

W Polsce, pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze dla pracowników spędzających co najmniej 4 godziny dziennie przy ekranie monitora. Ta regulacja wynika z przepisów BHP oraz prawa pracy.

Dofinansowanie zależy od konkretnej firmy i polityki wewnętrznej. Na ogół obejmuje to koszty badania wzroku oraz zakup okularów korekcyjnych z soczewkami specjalnymi do pracy przy komputerze, które mają właściwości antyrefleksyjne oraz filtrujące niebieskie światło.

Warto dopytać dział personalny w swojej firmie o szczegóły dotyczące dofinansowania okularów korekcyjnych. Upewnij się, że przestrzegasz wszelkich wymogów formalnych, takich jak dostarczenie stosownych dokumentów, takich jak zaświadczenie o badaniu wzroku czy paragon/faktura za zakup okularów.

Jak często pracownikowi przysługuje refundacja okularów?

W Polsce nie ma ściśle określonego terminu, co do częstotliwości refundacji okularów dla pracowników. Jednak, zgodnie z przepisami prawa pracy i BHP, pracodawca powinien dbać o zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników, a więc zapewnić im odpowiednią ochronę wzroku.

Częstotliwość refundacji może zależeć od polityki konkretnej firmy, ale zwykle może być uzależniona od takich czynników, jak:

• Zmiana stanu wzroku pracownika, który wymaga nowej korekcji
• Zniszczenie, utrata lub uszkodzenie okularów w wyniku wypadku w miejscu pracy
• Zalecenia lekarza specjalisty odnośnie częstotliwości wymiany okularów

Najlepszym sposobem na uzyskanie dokładnych informacji jest skontaktowanie się z działem personalnym lub działem BHP w swojej firmie. Warto również dowiedzieć się, czy istnieją jakiekolwiek dodatkowe wymagania związane z refundacją okularów, takie jak potrzeba dostarczenia dokumentów potwierdzających konieczność wymiany soczewek.

Pracodawca ma obowiązek pokrywać koszty okularów lub soczewek korekcyjnych pracownika zgodnie z zaleceniami lekarza medycyny pracy. Nie ma miejsca na narzucanie sztywnych terminów, takich jak co dwa czy co trzy lata. To lekarz okulista podejmuje decyzję o konieczności wymiany okularów podczas badań lekarskich z zakresu medycyny pracy.

Jeśli lekarz orzeknie, że stan wzroku pracownika pogorszył się w związku z wykonywaną pracą, pracodawca zobowiązany jest zrefundować koszt wymiany szkieł korekcyjnych. W takim przypadku niekoniecznie musi nastąpić wymiana oprawek i za oprawy okularowe nie ma obowiązku zwrotu poniesionych kosztów.

W Polsce nie ma przepisów, które wskazywałyby dokładny termin zwrotu za okulary kupione przez pracownika ani jaką kwotę należy zwrócić pracownikowi. Zasady te pracodawca ustala samodzielnie.

 

Czy pracodawca może odmówić dofinansowania do okularów?

Nie może, jeśli pracownik spędza minimum 4h dziennie przy ekranie monitora, laptopa czy tablecie.

 

PYTANIA I ODPOWIEDZI

Konieczność zakupu nowej pary okularów korekcyjnych nie musi wynikać jedynie z osłabienia wzroku, chyba że regulamin zakładowy stanowi odmiennie. Dokument ten powinien również regulować termin, do którego zainteresowany pracownik ma przedłożyć pracodawcy dowód ich nabycia – wyjaśnia Anna Borysewicz, ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Pytanie:
Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:
Pracownik biurowy na badaniach wstępnych do pracy otrzymał zalecenie lekarza medycyny pracy do pracy w okularach korekcyjnych (na skierowaniu wpisano – praca co najmniej 4 godziny przed monitorem ekranowym). Pracodawca zapewnił pracownikowi okulary. Zgodnie z zakładowym regulaminem pracodawca zapewnia zwrot kosztów badania w 100%, szkieł w 100% i oprawki do wysokości 150 zł. Pracodawca zwraca pracownikowi koszt zakupu okularów co 2 lata. Pracownik został skierowany na badania okresowe. Lekarz medycyny pracy zalecił nadal pracę w okularach korekcyjnych (nie było pogorszenia wzroku – nadal ta sama wada). Pracownik dostarczył fakturę za nowe okulary po 2 miesiącach od badania okresowego z wnioskiem o zwrot kosztów zakupu okularów. Regulaminowe 2 lata minęły po badaniu okresowym, a przed zakupem okularów.
Czy pracodawca jest zobowiązany zwrócić koszt zakupu okularów pracownikowi?
Czy zakup nowych okularów musi wynikać z pogorszenia wzroku?
Czy upływa czasu między zaleceniem lekarza przy badaniach okresowych a zakupem (2 miesiące) ma znaczenie?
Co w przypadku, gdy pracownik zwróci się z wnioskiem o refundację zakupu okularów, argumentując to zniszczeniem starych okularów?

Odpowiedź:
Skoro, z opisu problemu wynika, że w regulaminie obowiązującym w firmie nie zapisano kiedy, w jakich przypadkach i według jakich zasad następuje wymiana starej pary okularów (szkieł) korekcyjnych na nowe, to zatrudniający nie musi (choć może – kierując się konkretnymi okolicznościami danej sytuacji) dokonać zwrotu podwładnemu kosztów ich zakupu.
Pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu okularów korekcyjnych (soczewek kontaktowych) przez podwładnego.
Zwrot wydatków z tytułu zakupu okularów korekcyjnych (w/w soczewek) przez pracownika jest kosztem uzyskania przychodu dla zatrudniającego. Przy czym, wydatek na okulary (w/w soczewki) nie może zostać ujęty w kosztach podatkowych u przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą, i nabywa je dla siebie.
Zwrócone etatowcowi pieniądze za zakup okularów korekcyjnych (w/w soczewek ) zaleconych przez okulistę, po okresowym badaniu profilaktycznym przeprowadzonym na podstawie skierowania wydanego przez przełożonego, nie podlegają ani oskładkowaniu, ani opodatkowaniu PIT-em. Jeżeli jednak w firmie obowiązuje limit kwotowy, cena zakupu okularów (soczewek) przekraczająca ową granicę nie korzysta ze wspomnianego zwolnienia. Przy czym, w sytuacji, w której podwładny nie zgłosi zatrudniającemu, że pogorszył mu się wzrok i bez skierowania od pracodawcy na profilaktyczne badania okresowe samodzielnie uda się do okulisty, który stwierdzi konieczność noszenia przez pracownika okularów korekcyjnych (w/w soczewek), zatrudniający naliczy wtedy od kwoty nabycia okularów PIT i składki ZUS-owskie- koszt zrefundowanych okularów będzie tu wówczas zatem przychodem po stronie etatowca. Analogiczna sytuacja wystąpi, gdy do zakupu przez etatowca nowej pary okularów korekcyjnych (w/w soczewek) dojdzie z powodu zniszczenia tej dotychczas używanej.
Zwrot za okulary

Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 2376 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. zatrudniający zobligowany jest dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające go przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.
W świetle zaś § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r.w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy – dalej r.b.h.p.na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia podwładnym zajmującym stanowisko z monitorem ekranowym okresowych badań profilaktycznych. Badanie to natomiast – co do zasady – przeprowadza się co 4 lata (wiersz 10 dział I tabeli załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy – dalej r.p.b.l.). Wspomniane badanie może być jednak przeprowadzone wcześniej, gdy etatowiec zgłosi zatrudniającemu pogorszenie wiedzenia i wystąpi do niego z prośbą o wydanie skierowania na okulistyczne badanie okresowe bądź gdy lekarz stwierdzi, że jest to niezbędne dla prawidłowej oceny stanu jego zdrowia (§ 2 ust. 2 r.p.b.l.).
Jeżeli, z kolei, w wyniku badania okulistycznego – przeprowadzonego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – lekarz uzna, że pracownik powinien nosić okulary podczas wykonywania zadań służbowych przy obsłudze monitora ekranowego, to – na podstawie § 8 ust. 2 r.b.h.p. – pracodawca zobligowany jest zapewnić mu wówczas okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem medyka, pod warunkiem, że podwładny ten spędza przy komputerze co najmniej połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 r.b.h.p.), a więc najczęściej minimum 4 godziny (przy zatrudnieniu na pełen etat). W przypadku zatem, w którym okulary (szkła) korekcyjne nie zostały zakupione przez etatowca w wyniku zalecenia specjalisty wydanego po okresowym badaniu profilaktycznym przeprowadzonym na podstawie skierowania zatrudniającego albo, gdy jego dobowy wymiar czasu pracy na stanowisku z monitorem ekranowym jest mniejszy niż połowa bądź, gdy podwładny piastuje inne stanowisko niż w/w, ale pracownik i tak profilaktycznie je nabędzie, wtedy pracodawca nie będzie musiał mu zwrócić kosztów ich zakupu, chyba że z postanowień aktu wewnątrzzakładowego (np. regulaminu zakładowego) będzie wynikać taki oblig.
Z uwagi więc na fakt, iż ani powołane rozporządzenie, ani przepisy k.p., nie precyzują zarówno sposobów zapewnienia przez zatrudniającego w/w etatowcom okularów (szkieł) korekcyjnych, jak również reguł i terminu ubiegania się przez nich o ewentualną refundację ich zakupu, jej zakresu oraz kwoty, a także częstotliwości i okoliczności wymiany tychże okularów (soczewek) na nowe, pracodawca powinien uszczegółowić owe kwestie w regulaminie.
Skoro zaś, z opisu problemu wynika, że w regulaminie obowiązującym w firmie nie zapisano kiedy, w jakich przypadkach i według jakich zasad następuje wymiana starej pary okularów (szkieł) korekcyjnych na nowe, to zatrudniający nie musi (choć może – kierując się konkretnymi okolicznościami danej sytuacji) dokonać zwrotu podwładnemu kosztów ich zakupu.
Konieczność zakupu nowej pary okularów (szkieł) korekcyjnych nie musi wynikać jedynie z osłabienia wzroku, chyba że regulamin zakładowy stanowi odmiennie. Dokument ten powinien również regulować termin, do którego zainteresowany pracownik ma przedłożyć pracodawcy dowód (faktura/rachunek) ich nabycia (zgodnie, oczywiście, z zaleceniem lekarza). Upływ określonego czasu między datą profilaktycznego okresowego badania okulistycznego a zakupem przez etatowca (nowych) okularów (szkieł) korekcyjnych, czy dniem przedłożenia przez niego szefowi faktury/rachunku za ich nabycie może mieć, w rezultacie, znaczenie dla refundacji tychże kosztów tylko wtedy, gdy tak wynika z treści regulaminu firmowego (w zakładzie pracy tak nie jest).
Natomiast w sytuacji, w której podwładny wystąpi do zatrudniającego o zwrot kosztów zakupu nowych okularów korekcyjnych, uzasadniając ten wniosek jedynie zniszczeniem tych dotychczas używanych, to pracodawca nie musi (choć może – kierując się okolicznościami danego przypadku) przystać na przedmiotową prośbę, chyba że regulamin zakładowy wprowadza taki obowiązek (np. refundacja kosztów nabycia nowej pary okularów korekcyjnych nastąpi, gdy do zniszczenia poprzedniej doszło bez winy ich użytkownika). Z opisu problemu komentowany oblig – z firmowego regulaminu obowiązującego w zakładzie pracy – jednak nie wynika. W takim przypadku zatem, jedynie od decyzji zatrudniającego będzie zależało dokonanie zwrotu zainteresowanemu pracownikowi kosztów zakupu nowej pary okularów korekcyjnych, gdy ta poprzednia uległa zniszczeniu.
Zgodnie z interpretacją indywidualną Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 lutego 2014 r. (IPPP3/443-1068/13-4/MKw) pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu okularów korekcyjnych przez etatowca. To podwładny nabywa okulary i to on więc jest ich właścicielem. Fakt zaś, że faktura za zakup okularów została wystawiona na finansującego, czyli zatrudniającego, nie znaczy, że będzie on rozporządzał towarem. Natomiast zwrot wydatków z tytułu zakupu okularów korekcyjnych przez pracownika jest kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy. Przy czym, wydatek na okulary nie może zostać ujęty w kosztach podatkowych u przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą, i nabywa je dla siebie. W świetle bowiem interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 10 lutego 2009 r. (ITPB1/415-790/08/AK) zakup okularów korekcyjnych dla przedsiębiorcy to wydatek o charakterze osobistym, który nie ma związku z osiąganymi przychodami z działalności.
Zwrócone etatowcowi pieniądze za zakup zaleconych okularów korekcyjnych (soczewek kontaktowych) nie podlegają ani oskładkowaniu, ani opodatkowaniu PIT-em. Zgodnie mianowicie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a także ekwiwalentów tych świadczeń. Według, z kolei, art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wyżej wymienione świadczenia oraz ekwiwalenty są wolne od podatku dochodowego. Jeżeli jednak w firmie obowiązuje limit kwotowy, cena zakupu okularów przekraczająca ową granicę nie korzysta ze wspomnianego zwolnienia. Przy czym, w sytuacji, w której podwładny nie zgłosi zatrudniającemu, że pogorszył mu się wzrok i bez skierowania od pracodawcy na profilaktyczne badania okresowe samodzielnie uda się do okulisty, który stwierdzi konieczność noszenia przez pracownika okularów korekcyjnych, zatrudniający naliczy wtedy od kwoty nabycia okularów PIT i składki ZUS-owskie- koszt zrefundowanych okularów będzie tu wówczas zatem przychodem po stronie etatowca. Analogiczna sytuacja wystąpi, gdy do zakupu przez etatowca nowej pary okularów korekcyjnych (w/w soczewek) dojdzie z powodu zniszczenia tej dotychczas używanej.

 

Czy faktura za okulary musi być wystawiona na pracodawcę?

W Polsce, jeśli chodzi o dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych przez pracodawcę, zalecane jest, aby faktura była wystawiona na firmę, gdyż ułatwia to proces zwrotu kosztów. Wystawienie faktury na pracodawcę pozwala na odliczenie podatku VAT oraz ewentualne odliczenie kosztów uzyskania przychodu.

Jednakże, jeśli pracownik zakupi okulary na własne nazwisko, możliwe jest, że pracodawca zrefunduje taką fakturę, ale może być to bardziej skomplikowany proces. Warto wcześniej skonsultować się z działem personalnym lub księgowości w swojej firmie, aby dowiedzieć się, jakie są dokładne procedury w tej kwestii.

Ważne jest również, aby zachować wszelkie dowody zakupu, takie jak faktury lub paragony, które są potrzebne do uzyskania zwrotu kosztów okularów od pracodawcy. Upewnij się, że przestrzegasz wszelkich procedur ustalonych przez firmę w celu uzyskania zwrotu kosztów.

Czy wizyte u lekarza będąc przedsiębiorcą można wrzucic w koszty?

Trzeba mieć na uwadze, że nawet jeżeli dany wydatek ma pośredni związek z prowadzoną działalnością, to nie jest to jeszcze wystarczająca przesłanka, by został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie można bowiem zaliczyć prywatnych wydatków osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Wydatki o charakterze osobistym to wydatki ponoszone niezależnie od tego, czy podatnik prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie.
Wydatki poniesione w celu ochrony zdrowia przedsiębiorcy zazwyczaj są uznawane przez organy podatkowe za wydatki o charakterze osobistym. Wynika to z tego, że niezależnie od faktu bycia przedsiębiorcą, każdy z nas korzysta z usług medycznych i ponosi wydatki związane z zachowaniem obecnego stanu zdrowia czy leczeniem. Bezpośrednim celem tego typu wydatków jest utrzymanie aktualnego stanu zdrowia lub jego polepszenie, a nie osiągnięcie przychodów ani zachowanie czy zabezpieczenie ich źródła z pozarolniczej działalności gospodarczej. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą zatem do wydatków o charakterze osobistym.

Procedura krok po kroku uzyskania refundacji i dofinansowania do okularów w 2023:

Skonsultuj się z działem personalnym lub BHP: Dowiedz się, czy Twoja firma oferuje dofinansowanie okularów korekcyjnych i jakie są wymagania oraz procedury.

Badanie wzroku: Przejdź badanie wzroku u lekarza okulisty lub lekarza medycyny pracy. Poproś o zaświadczenie potwierdzające konieczność zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze.

Zakup okularów: Wybierz okulary korekcyjne zgodne z zaleceniami lekarza. Jeśli to możliwe, wystaw fakturę na nazwę i adres firmy, co ułatwi proces zwrotu kosztów. Zachowaj dowody zakupu, takie jak faktury lub paragony.

Zgłoś potrzebę zwrotu kosztów: Zgłoś swoje potrzeby do działu personalnego lub księgowości w swojej firmie i przedstaw im wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak zaświadczenie od lekarza i dowód zakupu.

Przestrzegaj procedur: Upewnij się, że przestrzegasz wszelkich procedur ustalonych przez firmę w celu uzyskania zwrotu kosztów. Może to obejmować wypełnienie odpowiednich formularzy lub podpisanie umów.

Czekaj na zwrot: Po złożeniu wszystkich wymaganych dokumentów, firma powinna dokonać zwrotu kosztów okularów. Czas oczekiwania na zwrot może różnić się w zależności od polityki firmy i procedur księgowości.

 

Chciałbyś dowiedzieć się jak uzyskać dofinansowanie i refundację na okulary z NFZ ?